E-Mail-Knigge
Für die meisten Menschen, die Zugang zu einem PC haben, hat die E-Mail die "Schneckenpost" als bevorzugtes Mittel für die Übermittlung schriftlicher Mitteilungen, sowohl geschäftlich als auch privat, schnell überholt. Die nahezu sofortige Zustellung und die niedrigen Kosten der E-Mail sind kaum zu überbieten, aber die Technologie hat ihre Grenzen, wenn es um typografische Finesse geht. Im Folgenden finden Sie einige Tipps und Tricks, die sicherstellen, dass Ihre elektronische Kommunikation ohne Beeinträchtigung der Botschaft ankommt.
Fonts und Formatierung
Es ist verlockend, ausgehende E-Mails mit verschiedenen Fonts, Schriftgrößen und Farben zu formatieren und den Text durch Kursiv- und Fettdruck aufzupeppen. Leider ist das, was Sie senden, nicht unbedingt das, was der Empfänger erhält. Einige E-Mail-Programme lesen keine speziellen Formatierungen, einschließlich Fonts , über die der Computer Ihres Lesers nicht verfügt. Und viele erlauben es Nutzer , Einstellungen für reinen Text anstelle von Rich-Text vorzunehmen, der auch Formatierungen enthält. Das Ergebnis: Ihre sorgfältig formatierte E-Mail wird auf reinen Text reduziert oder, schlimmer noch, mit "fremden" Zeichen überhäuft (mehr dazu weiter unten).
Was ist die Lösung? Bleiben Sie zunächst bei der Systemschrift Fonts, wie Arial, Times, Verdana, Trebuchet oder Geneva, die praktisch alle Benutzer haben. Und wenn Sie nicht sicher sind, dass der Empfänger Ihre Formatierung lesen kann, halten Sie sie einfach und verwenden Sie nur Tastaturzeichen und Formatierungen, die in der Übersetzung nicht verloren gehen. Zur Hervorhebung können Sie Ihren wichtigen Text mit *Asterisken* umgeben. ALLE GROSSBUCHSTABEN sind eine weitere Möglichkeit, die jedoch nur sparsam verwendet werden sollte. Denken Sie daran, dass GROSSSCHREIBEN in der Cyberwelt als SCHREIEN gilt!
Sichere Zeichen
Eines der rätselhaftesten Vorkommnisse in E-Mails ist das gelegentliche Auftauchen von seltsamen, unbekannten Zeichen im Text, die oft ausländischer oder mathematischer Natur sind. Normalerweise können wir sie überlesen, aber selbst dann stellt sich die Frage: Was sind das für Zeichen und wie sind sie dorthin gekommen?
Dies kann gelegentlich mit nicht standardmäßigen Tastaturzeichen passieren, wenn sie von einem E-Mail-Programm an ein anderes gesendet werden. Zu diesen Zeichen gehören typografische Feinheiten wie "intelligente" Anführungszeichen und Apostrophe, en- und em-Bindestriche und Aufzählungszeichen. Diese und ähnliche Zeichen werden nicht immer kodiert oder einheitlich von einem E-Mail-Programm in ein anderes übersetzt. Das Ergebnis? Ihre sorgfältig formatierten geschweiften Anführungszeichen, Ligaturen und Ellipsen können sich im Posteingang des Empfängers in etwas Unkenntliches verwandeln.
Die Lösung ist einfach: Gehen Sie auf Nummer sicher und halten Sie sich an die Standard-Tastaturzeichen (siehe Abbildung). Das bedeutet zwar, dass Sie "dumme" gerade Anführungszeichen und doppelte Bindestriche anstelle der korrekten Bindestriche verwenden müssen, aber zumindest wird Ihre Nachricht in lesbarer Form ankommen. (Aber vergessen Sie nicht: Wenn Sie Text aus einer E-Mail kopieren und in einen für den Druck bestimmten Text einfügen, formatieren Sie diese "dummen" Zeichen so um, dass sie den Grundsätzen der guten Typografie entsprechen).
Unterschriften und Anhänge
Zu den weiteren Punkten der guten E-Mail-Etikette gehören die Verwendung einer Signatur und der richtige Umgang mit Anhängen Über . Eine Signatur ist ein kurzer Textblock, der Sie identifiziert und Ihre Kontaktinformationen enthält. Die meisten E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, eine oder mehrere Signaturen zu erstellen oder eine Standardsignatur auszuwählen, die automatisch am Ende jeder von Ihnen gesendeten E-Mail erscheint.
Signaturen werden in der Regel für geschäftliche Zwecke verwendet und können eine große Zeitersparnis bedeuten, wenn Sie sie richtig einsetzen. Denken Sie daran, Ihre Signatur in jede weitere E-Mail an denselben Empfänger aufzunehmen, damit niemand nach der E-Mail mit Ihrer Telefonnummer suchen muss. Ein weiterer Tipp: Nehmen Sie keine Bilder und Logos in Ihre Signatur auf. Diese werden oft von Spam herausgefiltert Filter und könnten dazu führen, dass Ihre Adressaten Ihre E-Mail gar nicht erhalten.
Was die Anhänge betrifft, so sollten Sie sie auf ein Minimum beschränken und auf ihre Größe achten: zwischen 50K und 2MB ist am besten. In der Tat werden E-Mails mit Anhängen, die 50 KB oder weniger groß sind, oft von Spam Filter als Mittel zur Virenbekämpfung aussortiert. Bei Anhängen mit einer Größe von mehr als 2 MB sollten Sie sich vor dem Versenden beim Empfänger erkundigen und anschließend um eine Bestätigung bitten. In manchen Postfächern gibt es Höchstgrenzen für die Größe der zulässigen Anhänge; andere sind zu voll, um sie überhaupt anzunehmen.
Und ein letzter Tipp: Lesen Sie Ihre E-Mail sorgfältig Korrektur. Sobald Sie auf SENDEN gedrückt haben, gibt es kein Zurück mehr!
- Anmerkung des Herausgebers: Ilene Strizver, Gründerin von The Type Studio, ist eine typografische Beraterin, Designerin und Autorin, die sich auf alle Aspekte der typografischen Kommunikation spezialisiert hat. Sie führt international Gourmet-Typografie-Workshops durch. Lesen Sie mehr Über Typografie in ihrem neuesten Werk, Type Rules! The designer's guide to professional typography, 4. Auflage, erschienen bei Wiley & Sons, Inc. Dieser Artikel wurde von Monotype Imaging Inc. in Auftrag gegeben und genehmigt.