Etiquette du courrier électronique
Pour la plupart des personnes qui ont accès à un ordinateur personnel, le courrier électronique a rapidement supplanté le "courrier postal" en tant que moyen préféré d'envoi de communications écrites, tant professionnelles que personnelles. La livraison quasi-immédiate et le faible coût du courrier électronique sont difficiles à battre, mais la technologie a ses limites en ce qui concerne la finesse typographique. Voici quelques conseils pour vous assurer que votre communication électronique est reçue avec un message intact.
Polices et formatage
Il est tentant de mettre en forme les courriers électroniques sortants avec différentes polices, tailles de points et couleurs, et de donner du punch à votre texte en utilisant l'italique et les caractères gras. Malheureusement, ce que vous envoyez n'est pas nécessairement ce que votre destinataire reçoit. Certains programmes de courrier électronique ne lisent pas les formats spéciaux, y compris polices , que l'ordinateur de votre lecteur ne possède pas. De plus, de nombreux programmes permettent à l'utilisateur de définir des préférences pour le texte brut plutôt que pour le texte enrichi, qui comprend la mise en forme. Résultat : votre courrier électronique soigneusement formaté est réduit à du texte brut, ou pire, il est truffé de caractères "étrangers" (voir ci-dessous).
Quelle est la solution ? Tout d'abord, tenez-vous en au système polices, tel que Arial, Times, Verdana, Trebuchet ou Geneva, dont pratiquement tous les utilisateurs disposent. Et, à moins que vous ne soyez certain que le destinataire peut lire votre formatage, restez simple et n'utilisez que des caractères de clavier et des styles qui ne se perdront pas dans la traduction. Pour mettre l'accent, essayez d'entourer votre texte important d'astérisques. Les majuscules sont une autre option, mais elles doivent être utilisées avec parcimonie. N'oubliez pas que les majuscules sont considérées comme des cris dans le cybermonde !
Des personnages sûrs
L'un des phénomènes les plus déroutants dans les courriers électroniques est l'apparition occasionnelle de caractères étranges et inconnus dans le texte, souvent de nature étrangère ou mathématique. Nous pouvons généralement lire autour d'eux, mais même dans ce cas, de quoi s'agit-il et comment sont-ils arrivés là ?
Cela peut parfois arriver à des caractères de clavier non standard lorsqu'ils sont envoyés d'un programme de courrier électronique à un autre. Ces caractères comprennent des particularités typographiques telles que les guillemets "intelligents" et les apostrophes, les tirets en et em et les puces. Ces caractères et d'autres ne sont pas toujours codés ou traduits de manière cohérente d'un programme de courrier électronique à l'autre. Résultat ? Vos guillemets frisés, ligatures et ellipses soigneusement formatés peuvent se transformer en quelque chose de méconnaissable dans la boîte de réception de votre destinataire.
La solution est simple : jouer la carte de la sécurité et s'en tenir aux caractères standard du clavier (voir illustration). Bien que cela implique l'utilisation de guillemets droits "stupides" et de doubles traits d'union au lieu de tirets corrects, votre message arrivera au moins sous une forme lisible. (Mais n'oubliez pas : lorsque vous copiez et collez le texte d'un courriel dans un document destiné à l'impression, reformatez ces caractères "idiots" pour respecter les principes d'une bonne typographie).
Signatures et pièces jointes
L'utilisation d'une signature et l'utilisation judicieuse des pièces jointes sont d'autres éléments de la bonne étiquette en matière de courrier électronique. Une signature est un court bloc de texte qui vous identifie et inclut vos coordonnées. La plupart des programmes de messagerie électronique vous permettent de créer une ou plusieurs signatures ou de sélectionner une signature par défaut qui apparaîtra automatiquement au bas de chaque e-mail que vous envoyez.
Généralement utilisées dans le cadre professionnel, les signatures peuvent faire gagner beaucoup de temps si vous les utilisez à bon escient. N'oubliez pas d'inclure votre signature dans tous les courriels ultérieurs adressés au même destinataire, afin que personne n'ait à rechercher le courriel contenant votre numéro de téléphone. Autre conseil : n'incluez pas d'images ni de logos dans votre signature. Ceux-ci sont souvent éliminés par les filtres anti-spam et peuvent avoir pour conséquence que vos destinataires ne reçoivent pas du tout votre courrier électronique.
En ce qui concerne les pièces jointes, limitez-les au minimum et surveillez leur taille : entre 50K et 2MB, c'est le mieux. En fait, les courriels dont les pièces jointes ne dépassent pas 50 Ko sont souvent éliminés par les filtres anti-spam dans le cadre de la lutte contre les virus. Pour les pièces jointes de plus de 2 Mo, vérifiez auprès du destinataire avant de les envoyer et demandez-lui une confirmation par la suite. Parfois, les boîtes aux lettres fixent des limites à la taille des pièces jointes acceptables ; d'autres sont trop pleines pour les accepter.
Dernier conseil : relisez attentivement votre courrier électronique. Une fois que vous avez appuyé sur le bouton ENVOYER, vous ne pouvez plus revenir en arrière !
- Note de la rédaction: Ilene Strizver, fondatrice de The Type Studio, est une consultante en typographie, une conceptrice et une rédactrice spécialisée dans tous les aspects de la communication typographique. Elle anime des ateliers de typographie gourmande dans le monde entier. Pour en savoir plus sur la typographie, lisez son dernier ouvrage, Type Rules ! The designer's guide to professional typography, 4e édition, publié par Wiley & Sons, Inc. Cet article a été commandé et approuvé par Monotype Imaging Inc.